19 consejos para Evernote

Probablemente has oído hablar de Evernote. Algunos lo llaman un servicio de notas, una herramienta de organización o una plataforma de archivo, pero ninguno de estos términos es suficiente para transmitir lo que se puede hacer con él. Evernote es simplemente un lugar online donde puedes almacenar cualquier cosa y todo lo que te pueda interesar para futuras referencias o uso. Cuanto más añadas, más útil se vuelve.

Puedes añadir o acceder a información sobre Evernote desde la web, aplicaciones completas de escritorio para Windows (a las que dimos una calificación de cinco estrellas en nuestra reseña) y Mac, o a través de dispositivos móviles como iPhone, iPad, Android o Windows Phone.

Sin embargo, hay un nuevo problema: a partir del 19 de agosto, si tienes la versión básica gratuita, sólo podrás sincronizar notas con un máximo de DOS dispositivos (sin la interfaz basada en la web). Si quieres acceso total a todo como antes, tendrás que pagar por Premium Evernote.

También hay extensiones de Evernote para los navegadores web, una aplicación de escritura y dibujo para iPads, e incluso hardware que hace especialmente útil la introducción de información en papel en el servicio, incluyendo un escáner especial.

Ni siquiera tiene en cuenta el ecosistema de software, aplicaciones y servicios de terceros que hacen que añadir objetos a tu depósito de Evernote sea un juego de niños. Incluso hay una versión para los usuarios de negocios que necesitan herramientas para compartir documentos y colaborar con sus equipos.

También vale la pena considerar la competencia de Microsoft, el completamente gratuito OneNote, ya que es mejor para tomar notas mecanografiadas, pero como almacén de información, Evernote es imbatible.

Así que aquí están los consejos clave que necesitas para sacar el máximo provecho de Evernote. Si lo haces bien, será la base de datos de toda tu existencia, facilitará mucho tu vida diaria y, con suerte, mantendrá la empresa en funcionamiento durante muchos años.

1. Premium evernote

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Una vez que hayas guardado unos cuantos artículos, vale la pena cambiar a una cuenta Evernote de premium. De lo contrario, sólo puedes subir un máximo de 60 megabytes de archivos al mes, con un máximo de 25 MB por nota. Peor aún, sin una actualización, sólo puedes sincronizar tus notas con 2 dispositivos – ten en cuenta que Evernote Web NO es uno de estos dispositivos (no cuenta). El límite sólo se aplica a las aplicaciones móviles y de escritorio.

El nivel Premium incluye dispositivos ilimitados, acceso sin conexión, 1 GB de cargas al mes, notas personales más grandes y sincronización con aplicaciones móviles; incluso puedes almacenar tu correo electrónico en Evernote con Plus. Cuesta 34,99 dólares al año.

2. Fusionar varias notas en una sola

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A veces tienes varias notas que simplemente encajan mejor en una sola , pues… Es fácil fusionarlos en las versiones de escritorio de Evernote (Windows, Mac y Web). Selecciona varias notas (mantén pulsada la tecla Shift y haz clic), y verás una versión gráfica de las notas en una sola nota. Puedes enviarlos por correo electrónico, guardar los archivos adjuntos, moverlos o, por supuesto, fusionarlos. Todos ustedes obtendrán un título basado en la primera nota que seleccionaron, la «padre».

3. Correo electrónico a Evernote

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Probablemente recibas muchos correos electrónicos. Si recibes algo que vale la pena guardar – chistes, documentos, fragmentos de códigos, registros médicos, reservas de viajes, fotos de tu casa, etc. – Evernote te da una dirección de correo electrónico privada para hacerlo simplemente reenviando el mensaje. Puedes encontrar tu dirección específica en Información de la Cuenta en las aplicaciones. Si compartes esta dirección con otros, también pueden enviar cosas a tu cuenta de Evernote. Introduce la dirección en tu libreta de direcciones en cualquier plataforma.

También puede agregar correos electrónicos a las notas existentes utilizando un + al final de la línea de asunto y agregarlo a una nota con el mismo título que su línea de asunto.

4. Webclipper

La parte más importante de tu arsenal de Evernote es el Evernote Webclipper. Es una extensión del navegador para Chrome, Firefox, Opera, Safari y pasa a formar parte de IE al instalar Evernote para Windows. Te permite capturar todo lo que ves en línea, desde una página entera hasta una pequeña sección o imagen. Un menú aparece a la derecha y ofrece una variedad de opciones, desde cambiar de cuaderno (todas las notas van a un cuaderno en Evernote) hasta insertar flechas o resaltados o anotaciones (todas las cosas que Skitch solía hacer para los usuarios de Windows y móviles). Sólo hace falta un clic en el icono de la cabeza de elefante en Evernote.

5. Creación de pilas y pilas de cuadernos

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Evernote Storage es una metáfora, con notas en cuadernos. Bueno, los cuadernos también pueden ser agrupados, en «pilas». Por ejemplo, se podría formar una pila llamada «Viajes» y luego poner en ella varios cuadernos para diferentes viajes. Puedes compartir cuadernos, pero no puedes compartir pilas. En las versiones de escritorio, puedes colapsar y colocar los cuadernos juntos para formar una pila; haz clic con el botón derecho o con el icono del lápiz para nombrar/renombrar una pila.

6. Añadir recordatorios

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Cualquier nota presentada en Evernote puede recibir un recordatorio. Haga clic en el icono de la alarma que aparece encima de la nota en la web o en la interfaz del escritorio, y verá un calendario desplegable con opciones para configurar un recordatorio para mañana, una semana o cuando quiera volver y señalarlo.

7. Crear una lista de tareas

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Hay muchas aplicaciones en línea y para móviles que le dan una patada en el culo a Evernote, eso es cierto. Pero si estás completamente comprometido con Evernote, no puede hacer daño saber cómo crear uno. Cree una nueva nota y busque la herramienta de casilla de verificación en la barra de herramientas de texto de arriba (o de abajo para aplicaciones móviles). Inserta uno y podrás crear una lista de tareas.

8. Guarda tu investigación

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No se trata tanto de hacer un mejor uso de Evernote, es sólo una buena idea: activar la función de verificación en dos etapas. Puedes encontrarlo en la configuración de la cuenta. Si lo enciendes, aparecerá una advertencia. Continúa, vale la pena por la paz mental que viene con el paso extra. Cuando la función esté activada, necesitarás un teléfono que pueda recibir texto o un smartphone con una aplicación de autenticación como Authy o Google Authenticator. Cualquiera de los dos métodos puede proporcionar el código que necesita introducir además de su contraseña. Para más información sobre este tipo de seguridad, véase Autenticación de dos factores: quién la tiene y cómo configurarla.

9. Rastrear los gastos a través del teléfono inteligente

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Vivimos en un mundo de tarjetas de crédito. Eso significa obtener recibos. Y muchos de ellos, por cada compra. A algunas personas les gusta conservarlas – es útil comparar los recibos con el estado de cuenta del banco o la actividad de la cuenta en línea para prevenir el fraude. Pero eso significa una cartera o un bolso lleno de papeles perdidos. En lugar de eso, toma una rápida foto de tus recibos con Evernote en tu smartphone. Ponlos todos en una libreta etiquetada «Recibos», tómate el tiempo extra para etiquetarlos por el minorista, si quieres, y tendrás un archivo de tu historial de compras. Además, puedes buscarlas porque Evernote convierte las palabras de las imágenes en texto que se puede buscar. Ten en cuenta que esto también es genial para los menús de comida para llevar, horarios de tiendas, carteles y artículos de revistas que no puedes terminar de leer en el consultorio del médico.

Hay muchas aplicaciones de terceros como CamScanner (gratis para iOS y Android) que facilitan aún más el proceso de introducción de imágenes. Evernote incluso hace una sola aplicación para iOS llamada Scannable, otro producto de Evernote que ha recibido nuestro premio Editors’ Choice.

10. Crear notas con aplicaciones

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Las aplicaciones propias de Evernote’ en los teléfonos inteligentes hacen que sea relativamente fácil crear nuevas notas: ¡un texto actualizado que escribes tú mismo! Además, puedes añadir fácilmente imágenes y audio. Pero hay aplicaciones especiales de terceros sólo para notas – como Drafts ($3.99 )- que llevan la escritura en tu teléfono a un nuevo nivel y se integran directamente en Evernote.

11. Reconocimiento automático de notas post-it

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El modo de cámara de la aplicación Evernote en iOS, Android y Windows Phone hace algo especial: Coloca una nota Post-it de color sobre un fondo contrastado, sujeta el teléfono con cámara contra la nota y la nota se lee automáticamente en Evernote. Puedes asignar un color de post-it a un cuaderno para archivarlo automáticamente, no tienes que introducir un nombre de cuaderno. Por ejemplo, podrías mover todos los Post-Its amarillos directamente a un «cuaderno de recordatorio». Funciona con los colores amarillo, rosa neón, azul eléctrico y soda. (Evernote solía vender Post-Its por sí mismo, pero destruyó su mercado en línea. Sin embargo, la función todavía está disponible en las aplicaciones – vaya a Configuración > Cámara > Notas Post-it).

12. Usar Moleskine para obtener mejores notas

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Puede comprar cuadernos de moleskine, cuadernos de bocetos y revistas de casi cualquier tamaño, de 11,95 a 32,95 dólares, con el papel etiquetado «Habilitado para cámaras Evernote». Las moleskines tienen líneas punteadas especiales que optimizan la imagen, y «pegatinas inteligentes» que facilitan la asociación de la página con un cuaderno. Y aunque probablemente te las arreglarías con cuadernos Moleskine regulares y más baratos, obtienes tres meses de Evernote Premium gratis (un mes con notas Post-It). Si una página tiene una «Etiqueta Inteligente» (incluida en el cuaderno), la aplicación móvil puede colocar automáticamente la página en un cuaderno Evernote de su elección.

Opcionalmente, puedes conseguir el set de escritura inteligente Moleskine por 199 dólares (199 dólares en Moleskine)
con un Smart Pen que funciona con Evernote y otros servicios – esta es nuestra PCMag Editors’ Choice para dispositivos de entrada con Smart Pen.

13. iFTTT: guardar notas desde cualquier lugar

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Evernote se ha convertido en una parte tan importante de las necesidades de almacenamiento en línea de la gente que se integra en casi todos los servicios que existen. Si no lo crees, visita el Centro de Aplicaciones de Evernote, donde encontrarás una lista de aplicaciones web, aplicaciones iOS y aplicaciones Android que pueden enviar información a Evernote.

Ninguna aplicación es más poderosa en este sentido que «Si esto, luego aquello» (IFTTT). Debido a que está vinculado a tantos otros servicios, puedes usarlo para crear una receta tras otra. Algunas de las cosas más populares que puedes enviar instantáneamente a Evernote incluyen tweets, mensajes de Gmail con un asterisco, artículos favoritos en Pocket o Twitter, fotos de Instagram, artículos de Feedly, recordatorios creados con Siri, cualquier feed RSS, y check-ins de Foursquare. Incluso puedes crear un diario de mensajes de Facebook. La lista es virtualmente interminable y está limitada sólo por su acoplamiento creativo de servicios y sus disparadores. Ponlo todo en Evernote y búscalo/clasifícalo después.

14. Ahorre tiempo de escaneo: trabajando realmente sin papel

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Los escáneres son los mejores amigos de Evernote. Porque al igual que las fotos o las notas escritas a mano, cada palabra de un documento escaneado se puede buscar en Evernote. Puedes dejar de usar papel en cuestión de horas (o días, rata de carga). Evernote vende un escáner habilitado para Wi-Fi de Fujitsu, ScanSnap, por 495 dólares; es caro, pero escanea todo directamente en su depósito de documentos digitales. Otros pequeños escáneres de hoja con software que soporta la carga directa de Evernote son Doxie.

Si eres realmente valiente con tu papeleo, envía todo por correo a Shoeboxed.com. Serán escaneadas y añadidas a tu cuenta de Evernote. Después de una prueba gratuita, el servicio básico cuesta 9,95 dólares al mes por 50 documentos al mes, hasta 49,95 dólares al mes por 500 documentos al mes. Puedes tener cinco documentos escaneados al mes de forma gratuita.

15. Integrar en el webmail

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Powerbot es un servicio de $1.99 al mes que funciona en conjunto con una extensión de navegador (para Chrome, Firefox y Safari) para convertir tu cuenta de correo electrónico basada en la web en Gmail, Yahoo, Outlook e incluso Google Calendar en una potencia de Evernote. En lugar de simplemente reenviar un mensaje, puedes hacer clic en un botón de tu correo electrónico para enviar un mensaje, un archivo adjunto o incluso un hilo entero de correo electrónico a Evernote (o a Dropbox o OneNote). Aún mejor, Powerbot también puede acceder a Evernote para que puedas adjuntar una nota existente a un mensaje saliente.

16º Blog

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Puedes compartir públicamente un cuaderno de Evernote como un blog. Para ello, inicia sesión (usando tu login de Evernote) en Postach.io. Es fácil de crear, y Postach.io admite fuentes RSS, etiquetas para publicaciones simultáneas en Facebook y Twitter, nombres de dominio (tendrá que comprar uno en otro lugar), comentarios Disqus, Google Analytics y más. Postach.io no puede borrar notas o cuadernos ni acceder a la información de su cuenta. Especificas exactamente de qué cuaderno sacarlo, y cada nota en él – desde imágenes y texto hasta audio y documentos – será visible en el blog tan pronto como sea marcado como «publicado». Esto cuesta 9 dólares al mes o 90 dólares al año.

17º Éxito académico a través de Evernote

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Evernote es un deber para todo estudiante, especialmente para aquellos que tienden a perder cosas. Escanea todos los folletos y currículos. Fotografíe las notas en la pizarra y grabe el sonido de las conferencias directamente en la aplicación Evernote. Reenvía el correo electrónico de los compañeros y del profesor/profesor a un cuaderno con el nombre de la clase. Introduce los apuntes de clase directamente en la aplicación Evernote. Usa un cuaderno Evernote Moleskine para notas escritas a mano que puedas escanear más tarde. Prepara un cuaderno compartido con los amigos de la clase para asegurar que nadie se pierda las notas o el material de investigación. Y por supuesto, cada pieza de investigación de un proyecto o documento debe ser utilizada para la búsqueda. Usar aplicaciones móviles como RefME que escanean los códigos de barras de los libros y luego dan formato a la información sobre ellos para que puedan ser citados en los documentos.

18. Compartir es cuidar

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Hemos mencionado esto varias veces: Puedes compartir un cuaderno en Evernote con otros usuarios de Evernote – o con el mundo (requiere una cuenta de pago). Es fácil: Haga clic con el botón derecho del ratón en la carpeta de la interfaz del escritorio de Windows, Mac o Web y seleccione «Compartir este portátil». Se te presentarán dos opciones: «Compartir con los individuos» (los que ya usan Evernote; necesitarás sus direcciones de correo electrónico) y «Crear un enlace público». Este último proporciona una URL que puede ser publicada por correo electrónico, medios sociales, entrada de blog, etc. Esto no es como compartir en las redes sociales donde envías una nota, es más como abrir una puerta abierta de acceso público de la web a un cuaderno. Así que asegúrate de hablar en serio. Si creas un enlace y te arrepientes después, puedes cambiar los permisos para compartir.

19. Mapeo del espíritu de Evernote

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Si eres el tipo de pensador visual al que le gusta ver representaciones de archivos volando en pseudo-3D, un mapa mental, bueno, Evernote probablemente no sea para ti. Afortunadamente, hay opciones. Mohiomap puede vincularse a Evernote y Dropbox y brindarle una forma de navegar por los nodos que normalmente no haría, y es una excelente manera de encontrar notas perdidas hace mucho tiempo que podrían inspirarlo. Incluso puede arrastrar y soltar etiquetas, creando vínculos que quizás no haya visto antes en los datos.

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